Gastos deducibles en una SL: qué acepta Hacienda y qué no

"Esto lo metemos por la empresa" es la frase que más dinero cuesta en las pymes españolas, porque casi nadie la termina: ¿lo metemos y se deduce, o lo metemos y en una comprobación nos lo tumban con intereses? La diferencia entre las dos cosas no es opinable: son cuatro requisitos y una lista de exclusiones. Esta es la guía honesta, con los casos grises de siempre incluidos.

✅ Los cuatro requisitos, en orden

Uno: que esté relacionado con la actividad. El gasto tiene que estar vinculado a la obtención de ingresos o al funcionamiento de la empresa. No hace falta que produzca una venta concreta, pero sí que se pueda explicar por qué lo hizo la sociedad y no el socio con su dinero.

Dos: que esté justificado. Lo normal es una factura a nombre de la sociedad y con su NIF. El tique simplificado sí justifica el gasto en Sociedades, pero para recuperar el IVA necesita llevar el NIF de la empresa y la cuota desglosada, así que pide factura siempre que puedas. Un apunte bancario o un correo de confirmación no demuestran qué compraste. Y hay gastos deducibles que nunca tienen factura —nóminas, cuotas de la Seguridad Social, comisiones e intereses bancarios, impuestos como el IBI—: esos se justifican con su propio documento.

Tres: que esté contabilizado. Si no está en la cuenta de resultados, salvo excepciones concretas que la propia norma permite, no existe a efectos fiscales. Parece obvio y es el motivo real de la mitad de los gastos "perdidos": facturas que se quedaron en el correo de alguien y nunca llegaron a la contabilidad.

Cuatro: que se impute al ejercicio correcto. Rige el devengo: el gasto va al año en que se produce, no al año en que lo pagas ni al año en que aparece la factura en tu buzón. Meter en 2026 una factura de noviembre de 2025 tiene reglas propias y no siempre sale gratis.

🚫 Lo que no es deducible nunca

La Ley del Impuesto sobre Sociedades tiene una lista expresa de exclusiones, y da igual lo bien justificado que esté el gasto: si está ahí, no se deduce. Las que más aparecen en una pyme son las multas y sanciones —de tráfico, de la inspección de trabajo, de Hacienda—, los recargos por presentar fuera de plazo, el propio Impuesto sobre Sociedades, la retribución de los fondos propios (los dividendos no son gasto, son reparto de beneficio) y los donativos y liberalidades que no tengan correlación con la actividad. También quedan fuera los gastos derivados de actuaciones contrarias al ordenamiento jurídico.

Un matiz que conviene entender bien: los intereses de demora sí van por un camino distinto al de la sanción. Desde 2021 el Tribunal Supremo los considera gasto financiero deducible, porque compensan un retraso en lugar de castigarlo. Los recargos, en cambio, están expresamente excluidos igual que las multas. Así que si te llega una liquidación con cuota, recargo, intereses y sanción, sepáralos: la sanción y el recargo no se deducen, los intereses sí.

🍽️ Comidas, regalos y atenciones a clientes

Las atenciones a clientes y proveedores —comidas de trabajo, regalos de Navidad, invitaciones— son deducibles, pero con un techo: el 1% del importe neto de la cifra de negocios del ejercicio. Lo que pase de ahí, no. Para una empresa que factura 600.000 €, ese techo son 6.000 € al año; conviene saberlo antes de diciembre y no después.

Ojo con lo que no entra en ese 1%: la cena de Navidad del equipo y la cesta a los empleados son gastos de personal según usos y costumbres, y van sin límite; la publicidad y la promoción tampoco son atenciones, así que tampoco tienen techo. Y los donativos a una ONG no se deducen como gasto, pero si la entidad está acogida a la ley de mecenazgo dan una deducción directa en la cuota del impuesto, que suele ser bastante mejor negocio.

Y luego está el IVA, que va por su cuenta y es donde más gente se equivoca. El IVA de lo que dedicas a atender a clientes —la comida, el regalo de Navidad, la invitación al partido— no se deduce nunca, aunque el gasto sí lo sea en Sociedades. La Ley del IVA lo excluye expresamente y el Tribunal de Justicia de la UE confirmó esa exclusión en marzo de 2026. Solo se salvan las muestras gratuitas y los objetos publicitarios de escaso valor.

Cosa distinta son los viajes y comidas de tu propio equipo trabajando fuera: ahí el IVA sí se deduce, siempre que el gasto sea deducible en Sociedades. Son dos reglas diferentes y mezclarlas es el error más caro de este apartado, porque es exactamente lo que se regulariza en cualquier comprobación.

🚗 El coche, el caso gris por excelencia

Si el vehículo está afecto exclusivamente a la actividad —un furgón de reparto, un coche que solo usan comerciales y duerme en la empresa—, el gasto se deduce con normalidad. El problema es el uso mixto, que es el caso real en la mayoría de pymes: el coche que usa el socio para ir a ver clientes y también para irse el fin de semana.

Ahí hay dos planos, y conviene no confundirlos. En el Impuesto sobre Sociedades, si el coche lo usa para fines particulares un empleado o el administrador que cobra de la empresa, esa parte es retribución en especie: sigue siendo gasto deducible de la sociedad, solo que como gasto de personal. Lo que hay que hacer es valorarla —con carácter general, un 20% anual de lo que costó el vehículo, con reducciones para los eficientes—, meterla en la nómina e ingresar su retención. Lo que no se deduce es el uso particular que nadie declara, o el del socio que no trabaja en la sociedad: eso es una liberalidad o un reparto encubierto.

En el IVA rige una presunción de afectación del 50% para los vehículos de turismo, que se puede desvirtuar en los dos sentidos con pruebas — y "pruebas" significa agenda de visitas, kilometraje, rotulación o política escrita de uso, no una declaración de buenas intenciones.

El resumen práctico: deducir el 100% de un coche de uso mixto sin documentación y sin reflejar nada en nómina es de las pocas cosas que casi garantizan un ajuste si te comprueban.

🏠 Despacho en casa, teléfono y suministros

Cuidado aquí, porque la información que circula por internet mezcla dos regímenes distintos. La regla popular del porcentaje de suministros para el que trabaja desde casa es del IRPF de los autónomos, no del Impuesto sobre Sociedades. En una SL, si la sociedad usa un espacio de la vivienda de un socio, lo limpio es formalizarlo: contrato de arrendamiento entre el socio y la sociedad, a precio de mercado —es una operación vinculada, así que el precio no es opcional y conviene documentar cómo se fijó—, con su factura y su tratamiento en el IRPF del socio.

Antes de firmarlo, haz números: la sociedad tendrá que retener un 19% del alquiler e ingresarlo con el modelo 115 cada trimestre, y el socio pasa a ser arrendador de un local de negocio, con lo que tiene que facturar con IVA y presentar sus propias declaraciones. Para un despacho pequeño, muchas veces no compensa el lío.

Lo mismo con el móvil o la conexión: si la línea está a nombre de la sociedad y se usa para trabajar, es gasto de la empresa; si está a nombre del socio y se paga desde la cuenta de la sociedad "porque total", no es un gasto, es una salida de fondos que alguien tendrá que explicar.

👔 El sueldo del administrador

Durante años fue el clásico de los ajustes: la Administración negaba la deducción de la retribución del administrador cuando el cargo figuraba como gratuito en los estatutos. El Tribunal Supremo corrigió esa postura en 2023 y 2024: si el servicio es real, está contabilizado y se puede acreditar, la retribución no es una liberalidad — ni siquiera cuando los estatutos dicen que el cargo es gratuito o cuando la junta no lo aprobó formalmente. La propia Ley del Impuesto sobre Sociedades excluye de las liberalidades las retribuciones a administradores por funciones de alta dirección o derivadas de un contrato laboral.

Aun así, el consejo operativo no cambia: ordena la documentación. Estatutos coherentes con lo que de verdad pagas, acuerdo de la junta cuando toque, contrato si hay relación laboral, nómina o factura según el caso y el encuadramiento correcto en la Seguridad Social. Es un tema en el que ganar el debate a posteriori sale mucho más caro que dejarlo bien montado el primer día.

🗂️ Cómo no perder gastos que sí son tuyos

Hay tanto dinero perdido por no deducir lo que corresponde como por deducir lo que no toca. Las facturas de proveedores digitales —publicidad, software, transportistas, pasarelas de pago— llegan al correo de alguien, se pagan con tarjeta y nunca llegan a la contabilidad. Esas son deducciones perdidas, con su IVA incluido.

Y falta el clásico de las pymes: el cliente que no paga. Una factura impagada con más de seis meses desde su vencimiento se puede deducir como deterioro aunque no la hayas dado por perdida, y el IVA de esa factura se puede recuperar con una rectificativa si se hace en plazo. Son dos deducciones que casi nadie aplica a tiempo.

Lo que montamos nosotros es aburrido y funciona: un buzón único al que llegan todas las facturas, captura automática y contabilización continua, conciliación bancaria semanal para que ningún cargo se quede sin su factura asociada, y una revisión mensual de los pagos con tarjeta sin documento. Es la misma disciplina que permite tener una sola contabilidad dentro de tu Holded en lugar de dos versiones que nunca cuadran.

❓ Preguntas rápidas

¿Y la formación, los libros o un curso? Deducibles si están relacionados con la actividad de la empresa o con la formación del equipo. Un máster que mejora la capacitación de quien trabaja en la sociedad suele encajar; un curso de cocina para el socio, no.

¿Puedo deducir una factura de hace dos años que se traspapeló? Contablemente, el error de un ejercicio anterior se corrige contra reservas, no en la cuenta de resultados del año. Fiscalmente se puede deducir en el ejercicio en que se registra siempre que no suponga una tributación menor que la que habría correspondido y el ejercicio de origen no haya prescrito. No es automático: díselo a tu asesor en lugar de colarlo en el ejercicio actual sin avisar.

¿Los gastos de constitución y de notaría? Sí, pero no como un gasto normal: contablemente se cargan contra reservas, no contra la cuenta de resultados, así que para deducirlos hay que hacer un ajuste en la declaración del Impuesto sobre Sociedades. Es de lo primero que revisamos cuando migramos una contabilidad, porque es una deducción que casi ninguna sociedad joven aplica.

¿Esto cambia mi pago fraccionado? Puede, si usas la modalidad que se calcula sobre el resultado real del ejercicio. Un gasto bien contabilizado a tiempo reduce la base del periodo; uno que aparece en diciembre, no. Lo explicamos en el artículo del modelo 202.