Migrar la contabilidad a Holded a mitad de año sin perder el histórico

"Lo dejamos para enero" es la frase que hace que una empresa pase otro año entero sin ver sus números. No hace falta: la contabilidad se puede mudar a Holded en septiembre, en junio o en marzo, siempre que el corte esté bien elegido y los saldos de apertura sean correctos. Esta es la guía de cómo lo hacemos nosotros, qué tienes que pedirle a tu gestoría actual y los errores que hemos visto repetirse en las migraciones que heredamos a medio hacer.

📅 Primero, el punto de corte

Todo lo demás depende de esta decisión. Hay tres opciones razonables y una mala.

Opción A: el inicio del próximo trimestre. Es la que usamos por defecto. Cierras el trimestre en curso donde estás, presentas los modelos con el sistema antiguo y arrancas limpio el día 1 del siguiente. Ventaja: ningún modelo sale partido entre dos sistemas. Inconveniente: esperas como mucho dos meses y medio.

Opción B: el 1 de enero del ejercicio en curso. Rehaces el año dentro de Holded desde el principio. Ventaja: el ejercicio completo vive en un solo sitio y el cierre y el Impuesto sobre Sociedades salen de ahí sin costuras. Inconveniente: hay que recontabilizar meses ya presentados, así que solo compensa si vas al primer o segundo trimestre, o si la contabilidad anterior venía con problemas serios.

Opción C: hoy mismo. Se arranca operativa (facturación, gastos, banco) en Holded ya y la contabilidad oficial se sincroniza en el siguiente corte trimestral. Ventaja: empiezas a ver los datos desde la primera semana. Inconveniente: durante unas semanas convives con dos sistemas, y eso exige disciplina.

Y la mala: cortar a mitad de trimestre sin plan. Te toca presentar un 303 con la mitad de las facturas en un sitio y la otra mitad en otro, cuadrar a mano lo que nadie va a querer cuadrar dos veces, y arrastrar la duda de si faltó algo en medio.

📂 Lo que tienes que traerte (y es tuyo)

La información contable de tu empresa te pertenece, aunque viva en el programa de otro. Esto es lo que hay que pedir, por escrito y con fecha:

Balance de sumas y saldos a la fecha de corte. Es la pieza central: de ahí salen los saldos de apertura de Holded. Pídelo con el detalle de las cuentas, no un resumen por grupos.

Libro diario y libro mayor del ejercicio en curso, más las últimas Cuentas Anuales depositadas y los libros legalizados de años anteriores. El Código de Comercio obliga a conservar los libros y la documentación del negocio durante seis años, así que tenerlos tú, y no solo tu asesor, es lo sensato.

Modelos presentados del año en curso (303, 111, 115, 349 si haces operaciones intracomunitarias, y del ejercicio anterior el 390, 347, 190 y el 200). Sirven para cuadrar que lo que entra en Holded coincide con lo que ya se declaró.

Saldos vivos de clientes y proveedores, factura a factura. No el total: el detalle. Lo que está pendiente de cobro y de pago el día del corte es lo que vas a perseguir desde el día siguiente.

Inmovilizado con su tabla de amortización (fecha de alta, valor, método, amortización acumulada), cuadros de préstamos y leasings con el desglose de capital e intereses, y el inventario valorado a la fecha de corte si vendes producto. Este último se te olvidará: es el que más cuesta reconstruir después y el que decide si tu margen tiene sentido, como contamos en inventario en Holded.

🛠️ La configuración mínima antes de cargar nada

Importar saldos sobre una cuenta mal configurada es la forma más rápida de tener que empezar dos veces. Antes de la primera carga conviene dejar cerrado el plan de cuentas adaptado a tu negocio (con las subcuentas de clientes y proveedores que vas a usar de verdad, no las 300 que vienen por defecto), las series de facturación continuando tu numeración actual, los tipos de impuesto por tipo de operación (nacional, intracomunitaria, exportación, recargo de equivalencia si aplica, OSS si vendes online a particulares de la UE), las cuentas bancarias conectadas y la analítica: proyectos, canales o líneas de negocio según cómo quieras leer el margen después.

Lo de la analítica parece un detalle y es la diferencia entre una contabilidad que cumple y una que sirve para decidir. Definirla el primer día cuesta una hora; añadirla en marzo significa reclasificar todo lo anterior.

🔢 El orden que funciona

Uno: accesos y configuración, con el plan de cuentas y las series cerrados. Dos: maestros — clientes, proveedores y productos, depurados de duplicados antes de entrar, nunca después. Tres: el asiento de apertura con los saldos del balance de sumas y saldos a la fecha de corte. Cuatro: el detalle de facturas pendientes de cobro y de pago, para que el saldo de clientes y proveedores no sea un número suelto sino una lista que puedes perseguir. Cinco: stock inicial valorado a coste. Seis: conexión bancaria y conciliación desde el día del corte. Y siete: la prueba del algodón — que el balance de Holded al día del corte sea idéntico, céntimo a céntimo, al que te dio la gestoría anterior. Si no cuadra, no se sigue: se busca la diferencia.

🚩 Los cinco errores caros

Migrar solo lo fácil. Las facturas se llevan bien. Lo que se queda fuera son las amortizaciones, las periodificaciones, el stock y los saldos vivos — y sin eso el balance no cuadra ni por casualidad.

Romper el correlativo de facturación. Empezar de nuevo desde el número 1 a mitad de año, o duplicar números porque las dos plataformas estuvieron activas a la vez. Con VeriFactu llegando en 2027, la trazabilidad de la serie va a ser aún más visible ante la AEAT.

Importar los maestros sucios. El mismo cliente tres veces con NIF escrito de tres formas distintas. Depurar antes cuesta una tarde; depurar después implica reasignar facturas ya contabilizadas.

Dejar el banco sin conciliar desde el corte. Si el saldo contable no coincide con el extracto desde el primer día, ya nunca sabrás si la diferencia viene de la migración o de la operativa.

Migrar el ERP y dejar la contabilidad oficial fuera. Es el peor de todos, porque parece que ha salido bien: facturas y gastos en Holded, contabilidad real en el programa de la gestoría. Vuelves a tener dos versiones de los números, que es justo lo que ibas a resolver. Lo desarrollamos en gestoría que trabaje con Holded.

❓ Preguntas rápidas

¿Pierdo el histórico? No, si lo planificas. El histórico contable anterior se conserva como documentación (libros, balances y modelos) y, si te interesa comparar, se puede cargar en Holded el resumen del ejercicio anterior para tener comparativas dentro del propio sistema.

¿Y si mi gestoría no colabora? Pide por escrito la documentación contable y fiscal de tu empresa y da una fecha. Es información tuya. Si aun así se complica, se reconstruye el saldo de apertura desde los modelos presentados y los extractos bancarios: es más trabajo, no es un callejón sin salida. Lo contamos entero en cómo cambiar de gestoría.

¿Cuánto cuesta? Depende de quién lo haga. Algunas gestorías lo cobran aparte como proyecto; nosotros lo incluimos en el onboarding y no cobramos honorarios adicionales por la puesta al día. Los precios están públicos, y la licencia de Holded va aparte y a tu nombre en cualquier caso. Si estás comparando, en cuánto cuesta una gestoría para una SL tienes los rangos de mercado.