Previsión de tesorería a 12 semanas: cómo se hace

Las empresas rentables también se quedan sin dinero. Pasa cuando cobras a 60 días, pagas a 30, y en la misma semana caen las nóminas, el IVA y un pedido grande al proveedor. Nadie hizo nada mal: simplemente nadie lo vio venir. La previsión de tesorería a doce semanas es la herramienta que más sustos evita y la que menos pymes tienen montada. Así se hace.

🧭 Qué es exactamente

Es una tabla con una columna por semana durante las próximas doce o trece, y cuatro filas que mandan: saldo inicial de todas tus cuentas, cobros previstos, pagos comprometidos y saldo final, que es el saldo inicial de la semana siguiente. Debajo, el detalle por conceptos. Eso es todo: no hace falta un software caro, hace falta hacerlo bien y hacerlo siempre.

Se llama rolling porque cada lunes se desplaza: entra una semana nueva por el final y sale la que acaba de pasar, sustituida por lo que realmente ocurrió. Así siempre tienes el mismo horizonte por delante y, de paso, una medida honesta de cuánto te equivocas al prever.

📥 De dónde salen los cobros

El error de base es proyectar los cobros a partir de las ventas. Las ventas no son cobros: entre una cosa y otra están tu plazo de pago, los clientes que se retrasan y los que pagan cuando les reclamas. La previsión se monta sobre tres capas distintas.

Lo ya facturado y pendiente de cobro, factura a factura, colocado en la semana de su vencimiento real y no en la teórica. Si un cliente lleva tres años pagando a 75 días cuando su condición son 60, va a 75: la previsión no es el sitio para los deseos.

Lo comprometido pero no facturado: contratos firmados, pedidos aceptados, proyectos en curso con hitos pactados. Aquí es donde un negocio de servicios se juega la mitad de la previsión, y donde conviene tener claro que cobro, factura e ingreso son tres cosas distintas.

Lo esperado pero no cerrado: ventas recurrentes, tráfico habitual de una tienda, pipeline comercial con su probabilidad. Esta capa va aparte y con criterio conservador, porque es la que convierte una previsión en un cuento cuando se infla.

📤 Y los pagos, que son los que no fallan

Los cobros pueden retrasarse; los pagos, casi nunca. Van en la previsión todos y con fecha: facturas de proveedores pendientes, nóminas y seguros sociales (que caen siempre en la misma semana y aun así sorprenden), cuotas de préstamos y leasings, alquileres, suscripciones y domiciliaciones recurrentes, y las compras de stock ya comprometidas.

Y los impuestos, que son el gran olvidado. El IVA trimestral, las retenciones, y los tres pagos fraccionados del Impuesto sobre Sociedades de abril, octubre y diciembre. Estos últimos tienen una particularidad que los hace especialmente peligrosos: no se pueden aplazar. Si no tienes el dinero el día 20, no hay plan B.

🗓️ El ritual del lunes

Una previsión sirve si se actualiza con disciplina, y la disciplina es más fácil si el trabajo es corto. El ritual que montamos con nuestros clientes ocupa entre quince y treinta minutos, siempre el mismo día.

Primero se cierra la semana pasada con los movimientos reales del banco y se comparan con lo previsto: qué entró, qué no entró y por qué. Después se actualizan los vencimientos con las facturas emitidas y recibidas de los últimos siete días. Luego se añade la semana trece al final del horizonte. Y por último se mira la fila que importa: si en alguna semana el saldo final baja del colchón mínimo que hayas fijado, esa es la conversación de la semana.

Ese último punto es la diferencia entre una hoja bonita y una herramienta. La previsión no existe para saber qué va a pasar: existe para que, cuando la semana nueve se ponga en rojo, tengas dos meses para arreglarlo en lugar de dos días.

🚩 Los cinco errores que la vuelven inútil

Hacerla por meses. Un mes con saldo positivo puede tener una semana en descubierto, y el banco no cobra comisiones por meses. El detalle semanal es justo el que revela el problema.

Usar la fecha de factura en vez de la de cobro real. Es la forma más rápida de construir una previsión optimista que te miente justo cuando más la necesitas.

Olvidar los impuestos y los pagos anuales: seguros, auditoría, licencias, la paga extra si la tienes fuera de las doce nóminas. Todo lo que ocurre una vez al año se olvida once meses.

Una sola línea de "ventas". Sin separar lo facturado, lo comprometido y lo esperado, no puedes ajustar la previsión cuando falla: no sabes qué capa se rompió.

Que la mantenga quien no ve las facturas. Si la previsión vive en una hoja aparte alimentada a mano, dura tres semanas. Tiene que salir de la contabilidad y del banco conectado, que es lo que permite actualizarla en minutos en lugar de en una tarde.

🧰 Cómo lo montamos nosotros

La previsión sale de la contabilidad, no de un Excel paralelo: vencimientos de clientes y proveedores desde la propia contabilidad, saldos reales desde el banco conectado, impuestos calculados sobre lo que ya está contabilizado, y las compras de stock ligadas a los pedidos abiertos. Con esa base, la actualización semanal es revisar y decidir, no teclear.

Encima van tres cosas más: un colchón mínimo definido con el cliente, por debajo del cual saltan alertas; escenarios sencillos —qué pasa si el cliente grande paga treinta días tarde, qué pasa si el drop vende un 20% menos—; y el enlace con el margen, porque un problema de caja recurrente casi nunca es un problema de caja: suele ser un problema de margen o de plazos que se ve antes en la tesorería que en el resultado. Ese salto, de mirar la caja a entender por qué se mueve, es exactamente lo que separa a un CFO externo de quien solo lleva los números.

❓ Preguntas rápidas

¿Sirve para un ecommerce? Sí, con dos matices propios: las liquidaciones de las pasarelas entran con su calendario real de payout, no el día de la venta, y las compras de stock son el pago grande que hay que anticipar semanas. Lo tratamos en el artículo de compras y margen.

¿Y para una agencia? Es donde más falta hace, porque cobras a 60 o 90 días y pagas a freelancers a 30. La previsión semanal es la que enseña que el problema no es facturar más, es el desfase.

¿Excel o herramienta? Excel funciona perfectamente si los datos entran solos. El problema nunca es la hoja: es el tecleo manual, que es lo que hace que se abandone.

¿Me la puede llevar la gestoría? Una gestoría estándar no la hace: su encargo es el cumplimiento. La previsión es trabajo de CFO, aunque salga de la misma contabilidad — y sale mucho mejor si es la misma casa la que lleva las dos cosas, como explicamos en gestoría que trabaja dentro de tu Holded.