Factura de suplidos: requisitos, IVA y ejemplo para agencias

En una agencia se adelanta dinero por los clientes casi cada semana: la imprenta del evento, el alquiler de un espacio para el rodaje, una tasa, a veces la propia campaña en Google o Meta. Luego se le pasa al cliente y aparece la duda de siempre: ¿esto va con IVA o es un suplido? La respuesta no depende de cómo lo llames en la factura, sino de a nombre de quién estaba el gasto. Y equivocarse sale caro por los dos lados: un suplido mal hecho es IVA que Hacienda te puede reclamar, y un suplido tratado como refacturación es cifra de negocio que no es tuya.

🧾 Qué es un suplido (y qué no)

Un suplido es un gasto que pagas en nombre y por cuenta de tu cliente, porque él te lo ha encargado, y que luego le cobras exactamente por lo que costó. Como no es un servicio tuyo, no forma parte de la base imponible de tu factura: va al final, aparte y sin IVA. Lo dice el artículo 78.Tres.3.º de la Ley del IVA, que deja fuera de la base "las sumas pagadas en nombre y por cuenta del cliente en virtud de mandato expreso del mismo". Y el mismo artículo añade dos condiciones: quien lo cobra "vendrá obligado a justificar la cuantía efectiva de tales gastos" y no puede deducirse el IVA que los gravó.

La clave está en la palabra "en nombre". Pagar por cuenta del cliente lo hace cualquier agencia que adelanta un gasto. Pagar en su nombre significa que el gasto es suyo desde el principio: la factura del proveedor va a nombre del cliente, no al tuyo. Si la factura de la imprenta dice "Agencia Tal, S.L.", ese gasto es tuyo, y lo que le pases al cliente es una venta tuya con su IVA.

✅ Los tres requisitos para que sea suplido

Salen de la propia ley, y la Dirección General de Tributos los aplica de forma estricta: cuando falta uno, concluye que no es un suplido sino una refacturación con IVA al 21%. Tienen que cumplirse los tres a la vez:

1. Pagado en nombre del cliente. Se demuestra con la factura del proveedor emitida a nombre de tu cliente, con sus datos fiscales. Es el requisito que más falla en la práctica: si el documento no identifica al cliente como destinatario, no es suplido aunque todo lo demás esté bien.

2. Con un encargo expreso del cliente. Puede ser verbal o escrito, pero si un día te lo piden tendrás que demostrarlo. Lo prudente es una cláusula en el contrato que diga, como mínimo, tres cosas: que el cliente autoriza expresamente a la agencia a contratar y pagar en su nombre y por su cuenta determinados gastos (producción, impresión, espacios, publicidad); que las facturas de esos proveedores se emitirán a nombre del cliente; y que la agencia se los repercutirá por su importe exacto, sin margen y con la factura original. En gastos grandes, añade un email de conformidad. Una frase genérica del tipo "la agencia podrá incurrir en gastos que repercutirá al cliente" no basta: eso describe una refacturación, no un suplido.

3. Por el importe exacto. Lo que cobras como suplido tiene que coincidir con lo que pagaste, justificado con la factura original. Si le sumas algo, aunque sea un 5% "de gestión", deja de ser suplido. Y tú no puedes deducirte el IVA de ese gasto: es de tu cliente.

🧮 Cómo se hace la factura, con un ejemplo

Una agencia cobra a su cliente un fee de 2.500 € este mes. Además, ha pagado las lonas de un evento: la imprenta facturó 1.000 € + 210 € de IVA = 1.210 €, a nombre del cliente y por encargo suyo. La factura de la agencia queda así:

Fíjate en dos detalles. El suplido va por su importe total, IVA de la imprenta incluido (1.210 €), porque ese IVA lo pagó la agencia en nombre del cliente y es el cliente quien se lo deduce con la factura de la imprenta. Y la agencia adjunta esa factura original, que es la que justifica el importe. El suplido puede ir en la misma factura que tus honorarios, siempre fuera de la base imponible, después del IVA y con la mención de que no está sujeto.

Si la imprenta hubiera facturado a la agencia, el mismo caso sería una refacturación: la agencia se deduce los 210 € de IVA de la imprenta y factura al cliente 2.500 + 1.000 = 3.500 € de base, más 735 € de IVA. Total: 4.235 €, exactamente lo mismo. El cliente paga lo mismo y se deduce el mismo IVA (735 €) en los dos casos. Para la agencia no es igual: con la refacturación factura 1.000 € más, que son a la vez ingreso y gasto. Le sube la cifra de negocio sin ganar un euro, y eso tiene consecuencias.

📈 Por qué importa tanto en una agencia

Porque en una agencia los gastos adelantados no son una anécdota: con la inversión en medios pueden ser tanto o más que los honorarios. Y cada euro que pasa como refacturación entra en tu cifra de negocio. Eso tiene efectos concretos:

Tu margen parece más pequeño de lo que es. Una agencia que cobra 600.000 € de honorarios y refactura 400.000 € de medios presenta 1.000.000 € de ventas. Si gana 90.000 €, su margen aparente es del 9%, cuando sobre su trabajo real es del 15%. Ese 9% es el que ve el banco cuando le pides financiación.

Puedes perder el tipo reducido del Impuesto sobre Sociedades. En 2026, las empresas cuya cifra de negocio del año anterior fue inferior a 1 millón de euros pagan un 19% sobre los primeros 50.000 € de base y un 21% sobre el resto. Por encima del millón (y por debajo de 10), el tipo es un 23% sobre todo. En el ejemplo de arriba, los medios refacturados son justo los que llevan la cifra de negocio al millón: con 90.000 € de base, son 20.700 € de impuesto en vez de 17.900 €, 2.800 € más. Como cuenta la cifra del año anterior, lo que refacturas este año te puede hacer perder el tipo reducido el año que viene. Si la agencia forma parte de un grupo, cuenta la cifra de todo el grupo. Las entidades patrimoniales no tienen este tipo, y las de nueva creación tienen el suyo propio. En 2027 los tipos vuelven a bajar y la diferencia cambia.

Pasas a mover IVA que no es tuyo. Si refacturas, cobras el IVA de los medios y lo ingresas en tu 303. No te cuesta dinero, pero sí caja durante unas semanas y un riesgo más de descuadre.

Ojo con leer esto al revés. Suplido o refacturación no se elige al facturar para pagar menos Sociedades: lo decide cómo está montada la operación. Si la factura del proveedor sale a tu nombre, es refacturación, aunque no le pongas margen. Lo que sí está en tu mano es montarlo bien desde el principio: si un gasto es del cliente, que la factura salga a su nombre y con su encargo por escrito. Cuando la operación ya cumple los requisitos de suplido, tratarla como tal tiene además esta ventaja. Refacturar no está mal: es lo correcto cuando el gasto es tuyo, y te permite cobrar un margen. Y en los dos casos, separa siempre en tu contabilidad el fee de los medios, para saber cuál es tu negocio de verdad. Lo contamos también en gestoría para agencias de marketing y en cómo calcular el fee de una agencia.

📣 ¿Y la inversión en Google Ads o Meta?

Aquí está la duda más habitual, y la decisión no se toma al facturar: se toma al crear la cuenta publicitaria. Google y Meta facturan a quien figura en el perfil de pagos de la cuenta, desde Irlanda y sin IVA español. Quien recibe la factura, si es una empresa, tiene que declarar ese IVA él mismo (inversión del sujeto pasivo, en su modelo 303) e informar la operación en el modelo 349.

Si el perfil de pagos está a nombre de tu cliente, las facturas son suyas. Puedes pagarlas tú, con su encargo, y cobrárselas como suplido por el importe exacto, que en este caso va sin IVA porque la factura de Irlanda no lo lleva. Pero avísale: es tu cliente quien recibe facturas de Irlanda sin IVA y quien tiene que declararlas en su 303 y en su 349 (clave I). Muchos no lo esperan.

Si el perfil de pagos está a nombre de la agencia, las facturas son tuyas: tú haces la inversión del sujeto pasivo y el 349, y lo que haces con tu cliente es revenderle publicidad. Es refacturación, con IVA español al 21%, aunque no le pongas margen. No hay forma de convertirlo en suplido.

👥 Suplidos y retenciones: el caso de los freelances

Si tu agencia es un profesional autónomo y tu cliente te practica la retención del 15%, se calcula solo sobre tus honorarios, no sobre los suplidos: no son un rendimiento tuyo.

El caso que más se da en agencias de marketing es otro: pagas a un freelance o a un creador de contenido por cuenta de la marca, y su factura va a nombre de la marca. Si ese freelance es un profesional que factura con retención, la retención le corresponde a la marca, que es la destinataria de la factura. Y si tú le pagas el importe íntegro y se lo pasas a la marca como suplido, puede que nadie la practique. Conviene dejar resuelto en el contrato quién retiene y quién la ingresa en su modelo 111, y revisarlo caso por caso con tu asesor.

📒 Cómo se contabiliza

Un suplido no es ni un gasto ni un ingreso de la agencia, así que no pasa por las cuentas de gastos ni de ventas (grupos 6 y 7). Cuando lo pagas, se apunta en una cuenta de balance: una del subgrupo 55 (es la que propone Holded) o una subcuenta del cliente en el grupo 4 son las opciones habituales. No hay una obligatoria; lo importante es que no se mezcle con tus ingresos. Cuando lo facturas y lo cobras, esa cuenta queda a cero. Si al cerrar el mes esa cuenta no está a cero, hay suplidos pagados que todavía no has facturado: es una de las comprobaciones que conviene hacer en cada cierre.

Los suplidos tampoco aparecen en tu declaración de IVA (modelo 303), porque no llevan IVA tuyo. Y el IVA de la factura original no lo puedes deducir: es del cliente.

❓ Preguntas rápidas

¿Qué es un suplido en una factura? Un importe que pagaste en nombre de tu cliente, por encargo suyo, y que le cobras por lo que costó exactamente. Va al final de la factura, fuera de la base imponible y sin IVA, con la factura original adjunta.

¿Los suplidos llevan IVA? No llevan IVA tuyo. Se cobran por su importe total, que puede incluir el IVA que facturó el proveedor al cliente. Ese IVA se lo deduce el cliente con la factura original, que está a su nombre. La excepción son las facturas de Google o Meta, que llegan desde Irlanda sin IVA español: ahí el suplido va sin IVA y es tu cliente quien declara el impuesto por inversión del sujeto pasivo.

¿Puedo cobrar un margen sobre un suplido? No. Si cobras más de lo que costó, deja de ser suplido y todo el importe pasa a ser una venta tuya con IVA. Si quieres ganar dinero con esa gestión, factúrala aparte como un servicio, con su IVA.

¿Qué pasa si la factura del proveedor está a mi nombre? Entonces el gasto es tuyo: te deduces su IVA y se lo facturas al cliente como una venta más, con IVA, al precio que hayáis pactado. Es una refacturación, no un suplido, y entra en tu cifra de negocio.

Pablo Gil Diéguez

Founder de Mouni y CFO externo de marcas de ecommerce, agencias y SaaS en España. Cada semana publicamos una guía sin humo sobre finanzas y fiscalidad de negocios digitales.