Gestoría para agencias de marketing: qué debe incluir (y qué preguntar antes de contratar)

Una agencia parece un negocio contablemente simple — facturas servicios, cobras, pagas nóminas — hasta que la miras de cerca: presupuestos de medios de tus clientes pasando por tu cuenta, freelancers con retención, clientes en Berlín que se facturan sin IVA, y una diferencia entre lo que facturas y lo que es tuyo que puede deformar toda tu contabilidad. Trabajamos con agencias desde 2025 — nuestra primera clienta fue una agencia creativa — y esta es la lista honesta de lo que una gestoría debe saber hacer con la tuya.

💸 El error nº1: confundir el dinero de medios con tus ingresos

Si gestionas campañas, es probable que parte del presupuesto de ads de tus clientes pase por tu cuenta. Ese dinero no es tuyo — y según cómo se pacte y facture (compra en nombre propio con refacturación, o intermediación con suplidos) cambia tu cifra de negocio, tu IVA y hasta el tamaño fiscal aparente de tu empresa. Hemos visto agencias que "facturaban" el doble de lo que realmente ingresaban porque los medios se contabilizaban como venta, con todo lo que eso arrastra.

La primera pregunta para cualquier gestoría: "¿cómo tratáis la refacturación de medios y los suplidos?". Una especializada te explica los dos esquemas y te ayuda a documentar el elegido en tus contratos. Una generalista te dirá "eso pásalo como ingreso y ya está" — y ahí empieza el problema.

🧾 Freelancers, retenciones y el modelo 111

Las agencias viven de talento externo: diseñadores, desarrolladores, copys. Las facturas de esos profesionales llevan normalmente retención de IRPF que tu agencia debe ingresar cada trimestre (modelo 111), más el certificado anual de retenciones a cada uno. Con 5-10 freelancers recurrentes, ese circuito — facturas correctas, retención bien aplicada, certificados en enero — es trabajo de todos los meses. Pregunta número dos: "¿lleváis el circuito completo de retenciones a profesionales, con certificados incluidos?"

🇪🇺 Clientes en la UE: facturar sin IVA no es "gratis"

Si facturas servicios a una empresa de otro país de la UE, la factura va sin IVA español por inversión del sujeto pasivo — pero eso genera obligaciones: validar el NIF-IVA del cliente antes de facturar y declarar la operación en el modelo 349. Y en sentido contrario: tus propias facturas de Google Ads o Meta (Irlanda) también van al 349. Es de lo que más veces falta cuando heredamos la contabilidad de una agencia.

📊 Retainers vs proyectos, y cobros a 60 días

Tu contabilidad debería separar el ingreso recurrente (retainers) del puntual (proyectos) — no por Hacienda, sino porque sin esa separación no puedes leer tu propio negocio, como contamos en los 5 números de una agencia. Y con clientes grandes pagando a 60-90 días, las facturas rectificativas, los impagos y su tratamiento correcto no son un caso raro: son el día a día. Una gestoría de agencias los tiene en el proceso, no en la lista de excepciones.

✅ La lista para la llamada

Medios y suplidos con criterio y documentados. Circuito completo de retenciones a profesionales (111 + certificados). 349 y validación de NIF-IVA si hay clientes o proveedores UE. Ingresos separados por retainer/proyecto y por cliente. Cierre mensual con fecha comprometida — en un negocio que decide contrataciones cada trimestre, los números de hace 40 días llegan tarde. Y trabajo dentro de tu ERP: si tus datos viven en el programa de la gestoría, tienes dos contabilidades que no cuadran y la oficial no es la tuya.

💶 Cuánto cuesta (precios públicos)

Una gestoría genérica para una SL ronda los 100-300 €/mes — sin nada de lo anterior, porque a ese precio no cabe. En Mouni el plan Empresa Fiscal cuesta 400 €/mes: modelos completos, conciliación mensual y reporte semanal, dentro de tu Holded. Y cuando la agencia necesita rentabilidad por cliente, control de horas y caja a 12 semanas, la capa de CFO externo para agencias va encima de la misma contabilidad — desde 800 €/mes con la gestoría incluida. Todos los precios, en la web.

❓ Preguntas rápidas

¿Por qué no me vale mi gestoría de siempre? Puede valer — si trata bien medios, freelancers y clientes UE. La mayoría no lo hace por precio: ese trabajo no cabe en 150 €/mes.

¿El presupuesto de medios es ingreso mío? Depende de cómo se pacte y facture (refacturación vs suplidos). Elegirlo y documentarlo bien cambia tu IVA y tu cifra de negocio.

¿Qué pasa con mis freelancers? Sus facturas llevan normalmente retención de IRPF que tú ingresas por el modelo 111, más certificado anual. Con varios recurrentes, es circuito mensual.

¿Cuánto cuesta? Genérica 100-300 €/mes (sin lo anterior). La nuestra: 400 €/mes, precios públicos, dentro de tu Holded.