Cuánto cuesta de verdad un empleado en una agencia

Casi todas las agencias que miramos tienen la misma tarifa interna: el sueldo bruto dividido entre las horas del año. Sale un número redondo, cómodo, que se usa para presupuestar proyectos y para decidir si un cliente compensa. Y está mal por los dos lados: el coste real es más alto y las horas reales son muchas menos. Cuando se corrigen las dos cosas, el coste por hora se duplica y de pronto se entiende por qué la agencia factura bien y no queda dinero.

💶 Del bruto al coste empresa

El primer salto es el obvio y aun así se olvida al presupuestar. Sobre el salario bruto hay que sumar la cotización a la Seguridad Social a cargo de la empresa, que se mueve en torno al 31-33% según el tipo de contrato, el convenio que te aplique y la tarifa de accidentes de tu actividad. Conviene mirar el porcentaje exacto en un TC de un mes normal en vez de usar una regla del pulgar, porque entre una agencia y otra hay diferencias reales.

Con un bruto de 32.000 € anuales, eso deja el coste empresa en unos 42.000 €. Y ahí todavía no está todo: el portátil amortizado, las licencias de software que usa esa persona, la formación, la parte de oficina que ocupa. En una agencia de servicios digitales esa capa suele sumar entre 2.500 y 4.000 € al año por cabeza. Llamémoslo 45.000 € de coste anual completo.

⏱️ Las horas que de verdad se facturan

Aquí está el error grande. La jornada anual de convenio ronda las 1.750-1.800 horas, y esa es la cifra que casi todo el mundo usa como divisor. Pero esas no son horas facturables: son horas contratadas.

De ahí se va, como media razonable en una agencia que funciona bien:

Un 8-10% en reuniones internas, dailies, coordinación y gestión de equipo. Otro 5-8% en propuestas, presupuestos y reuniones comerciales que no siempre se ganan. Un 3-5% entre bajas, formación y días sueltos. Y un 5-10% de tiempo muerto entre proyectos, que es el que nadie apunta y siempre existe: la semana en la que un cliente no contesta al feedback.

Súmalo y te quedan entre 1.150 y 1.350 horas facturables al año. Pongamos 1.250.

El cálculo cambia radicalmente:

Cálculo ingenuo: 32.000 € ÷ 1.800 h = 17,8 €/hora.
Cálculo real: 45.000 € ÷ 1.250 h = 36 €/hora.

El doble exacto. Y ese es el número que hay que usar para presupuestar, no el primero. Si has estado cotizando proyectos con 18 €/hora de coste interno, has estado vendiendo horas por debajo de lo que te cuestan sin enterarte.

🎯 El precio hora mínimo

El coste por hora facturable no es la tarifa: es el suelo. Encima hay que cubrir la estructura y dejar margen.

Si tu estructura —dirección, administración, oficina, herramientas generales— se lleva el 25% de la facturación y quieres un 15% de margen neto, la cuenta es: 36 ÷ (1 − 0,25 − 0,15) = 60 €/hora. Ese es el precio hora mínimo al que tienes que vender el tiempo de esa persona para que la agencia gane dinero.

Y aquí está la utilidad práctica: cuando un cliente te pide un fee de 3.000 € al mes, ya no discutes sobre si «suena bien». Sabes que a 60 €/hora eso son 50 horas al mes, y la pregunta pasa a ser si el trabajo cabe en 50 horas. Si el equipo le está dedicando 90, la conversación ya no va de precio: va de alcance. Cómo se calcula eso cliente a cliente está en rentabilidad por cliente en una agencia.

🧮 La trampa del junior

Cuando salen estos números, la reacción habitual es contratar más abajo. A veces funciona y a veces no, y depende de una cosa que casi nadie mide: las horas de revisión.

Un junior con un coste completo de 28.000 € y 1.250 horas facturables sale a 22 €/hora, frente a los 36 € del perfil anterior. Sobre el papel, ahorras un 40%. Pero si esa misma tarea le lleva un 50% más de horas y además consume tres horas semanales de revisión de un senior —que es la hora más cara que tienes—, la ventaja se come sola.

No es un argumento contra contratar junior: es un argumento a favor de imputar las horas de supervisión al proyecto en el que ocurren, no al saco de «gestión interna». Cuando se imputan, se ve enseguida qué perfil conviene en qué tipo de trabajo.

🧰 Cómo montarlo sin volverse loco

No hace falta un sistema de control horario sofisticado. Hace falta que el equipo impute horas a proyecto con un mínimo de disciplina durante tres meses seguidos. Con eso ya tienes el porcentaje real de horas facturables de tu agencia, que es el dato que ninguna plantilla de internet te puede dar.

A partir de ahí, el coste por hora se revisa una vez al año —cuando suben los sueldos o cambia el convenio— y el porcentaje de horas facturables, cada trimestre. Son dos números. Con esos dos y la previsión de tesorería, una agencia de veinte personas se dirige razonablemente bien.

❓ Preguntas rápidas

¿Y los freelances? Más fácil: su coste por hora es lo que te facturan, sin el ajuste de horas no facturables, porque solo pagas las que trabajan. Por eso un freelance a 40 €/hora puede salir más barato que un interno a 36 €/hora de coste: el interno lo pagas también las semanas flojas.

¿Esto vale si cobro por proyecto cerrado y no por horas? Vale igual, y es más importante todavía. Con precio cerrado, las horas que se te van de más no se facturan a nadie: salen directas de tu margen.

¿Cada cuánto conviene subir tarifas? Cuando el coste por hora suba y las tarifas no. Suele pasar en silencio: los sueldos se revisan cada año y las tarifas llevan tres congeladas. Revisar el número una vez al año evita descubrirlo de golpe.

¿Quién lleva esto normalmente? En una agencia pequeña, el socio que se ocupa de operaciones, a mano y con buena voluntad. Lo que aporta un CFO externo es que el coste salga de la contabilidad real y no de una estimación, que el porcentaje de horas facturables se mida y no se suponga, y que alguien avise cuando las tarifas se han quedado cortas. El resto de lo que miramos en agencias está en CFO externo para agencias de marketing.

Pablo Gil Diéguez

Founder de Mouni y CFO externo de marcas de ecommerce, agencias y SaaS en España. Cada semana publicamos una guía sin humo sobre finanzas y fiscalidad de negocios digitales.