Inventario en Holded: que la contabilidad refleje el stock real

Abres Holded y el almacén dice que tienes 62.000 € de mercancía. Abres el balance y las existencias son 40.000 €, la misma cifra desde el 31 de diciembre. Nadie miente: son dos sistemas que miden cosas distintas y solo se ponen de acuerdo si alguien los pone. Esta guía explica cómo llevar el inventario dentro de Holded para que las existencias contables sean el stock de verdad, qué asientos hay detrás y qué decisiones cambian cuando esos dos números por fin cuadran.

📦 Por qué tu almacén y tu balance no coinciden

La mayoría de pymes españolas llevan la contabilidad por inventario periódico. Significa que cada compra de mercancía se anota como gasto del periodo en la cuenta de compras (600) y que la cuenta de existencias (300) permanece congelada hasta que alguien hace el asiento de regularización. Si ese asiento se hace una sola vez, en el cierre anual, tu balance muestra durante once meses el stock del año pasado.

El módulo de inventario, en cambio, es un inventario permanente: cada albarán de entrada suma unidades y cada venta las resta, con su coste. Por eso el panel se mueve a diario mientras el balance no se entera. No es un fallo de Holded ni de tu gestoría: es que nadie ha conectado las dos capas. Conectarlas es un proceso de cierre, no un botón.

🧾 Los asientos que hay detrás (sin misterio)

Contabilizar existencias en una empresa comercial cabe en cuatro movimientos. Uno, la compra: la factura del proveedor va a compras de mercaderías (600), con su IVA soportado. Dos, la baja de la existencia inicial: al cierre del periodo se carga Variación de existencias de mercaderías (610) contra Mercaderías (300). Tres, el alta de la existencia final: se carga 300 contra 610 por el inventario valorado a esa fecha. Y cuatro, si procede, el deterioro: gasto por deterioro de existencias (693) contra el deterioro de valor de las mercaderías (390), que revierte (793) cuando la causa desaparece.

El saldo que queda en la 610 es lo que de verdad importa: se lleva a la cuenta de resultados dentro de aprovisionamientos y convierte "lo que compré" en "lo que vendí". Sin ese asiento, tu cuenta de resultados dice que un mes en el que hiciste un pedido grande al proveedor fue un mes malo, y que el mes siguiente, vendiendo ese mismo stock sin comprar nada, fue extraordinario. Ninguna de las dos cosas es cierta.

Hay dos detalles que se escapan casi siempre. El primero: los descuentos y rappels no se restan del precio del producto a mano, tienen sus propias cuentas (606 por pronto pago, 608 por devoluciones, 609 por rappels). El segundo: si fabricas o transformas, no juegas con la 610 sino con las cuentas de variación de productos en curso y terminados (grupo 71), y el coste incluye la mano de obra y los costes indirectos de producción, no solo la materia prima.

⚙️ Qué tiene que estar bien montado en Holded

El coste de entrada, completo. Es el error más caro y el más común. El coste de adquisición no es el precio del proveedor: es ese precio más el transporte, los aranceles, el seguro y todo gasto necesario hasta tener la mercancía en tu almacén, menos los descuentos obtenidos. Si importas de Asia y cargas solo la factura del fabricante, tu margen bruto aparece inflado un 10-20% y tu almacén vale menos en el balance de lo que vale en la estantería. Todo lo que decidas con ese margen —precios, hasta dónde descontar en una campaña, qué referencia reponer— sale torcido desde el origen.

Un maestro de referencias limpio. Una unidad, un SKU. Las referencias duplicadas (el mismo producto dado de alta dos veces con nombres distintos) son la causa número uno de stocks imposibles: media existencia en una ficha y media en otra, ninguna con coste correcto. Antes de creerte cualquier informe de valoración, depura duplicados y productos sin coste.

Las salidas que no son ventas, registradas igual. Roturas, muestras a clientes, regalos, producto que se lleva el equipo, envíos a creadores de contenido. Si salen del almacén sin documento, tu stock teórico crece por encima del real y un día el recuento revela un agujero que nadie sabe de dónde viene. Cada salida necesita su ajuste de inventario con un motivo escrito.

Un almacén por sitio físico. Si tienes mercancía en tu nave, en un 3PL y en Amazon, son tres almacenes distintos. Todo junto en uno solo da un total correcto y una foto inútil: no puedes reponer lo que no sabes dónde está.

Recuento real, con acta. Un recuento completo al menos una vez al año, y recuentos por rotación (las referencias A, cada mes) el resto del tiempo. La diferencia entre el recuento y el sistema se ajusta en el inventario y se contabiliza: no se deja "para revisarla".

🗓️ Regularizar cada mes, no cada diciembre

El Código de Comercio te obliga a formular el inventario al cierre del ejercicio, y ahí acaba la obligación. Pero la obligación legal y la utilidad son cosas distintas: con una regularización anual, el margen de once meses es una suposición. La rutina que montamos en nuestros clientes es simple y cabe en el cierre mensual: se depuran los movimientos del mes, se valora el stock a fin de mes con el informe del propio Holded, se hace el asiento de variación de existencias con esa cifra y se deja registrada la valoración que lo respalda.

El efecto es inmediato. El margen bruto del mes pasa a ser un dato real y comparable con el del mes anterior; el dinero inmovilizado en el almacén aparece en el balance actualizado (que es lo que mira el banco cuando pides una póliza); y el beneficio deja de dar saltos según el calendario de pedidos a proveedor. Si te interesa ver qué aspecto tiene esto en la práctica, en el dashboard de ejemplo se ve cómo se cruzan stock, rotación y margen con datos anonimizados.

🔻 Mermas, obsoletos y deterioro

La mercancía que se rompe, caduca o deja de venderse no desaparece del balance por voluntad propia. Hay dos situaciones distintas y conviene no mezclarlas. Si la unidad ya no existe (rota, caducada, destruida), sale del inventario con su ajuste y su documento; la pérdida queda recogida en la variación de existencias del periodo. Si la unidad existe pero vale menos de lo que costó —la colección del año pasado, el modelo que sustituyó el fabricante—, no se da de baja: se registra un deterioro por la diferencia entre el coste y el valor neto realizable, que revierte si la referencia vuelve a venderse a precio normal.

Fiscalmente, el deterioro de existencias es gasto deducible en el Impuesto sobre Sociedades: el artículo 13 de la Ley deja fuera otros deterioros, pero no este. Lo que decide que te lo admitan es la prueba: inventario valorado a la fecha, antigüedad de cada referencia, criterio aplicado y quién lo aprobó. Si la mercancía se destruye, documenta la destrucción. Cualquier ajuste relevante antes del cierre, revísalo con tu asesor fiscal: el criterio se define una vez y se aplica igual todos los años.

📈 Qué cambia cuando los dos números cuadran

Cuadrar el inventario con la contabilidad no es un ejercicio de pulcritud contable: cambia decisiones concretas. El margen por referencia se vuelve utilizable, así que el descuento máximo que puedes ofrecer en una campaña deja de ser una intuición. La compra al proveedor se hace mirando rotación y cobertura reales, no la sensación de que "va quedando poco". El Impuesto sobre Sociedades deja de dar sorpresas en junio, porque el resultado que vas viendo cada mes ya lleva las existencias dentro. Y si pides financiación, el almacén cuenta como lo que es: el activo circulante más grande de muchos negocios de producto, que solo vale si el balance lo refleja.

❓ Preguntas rápidas

¿FIFO o precio medio ponderado? Los dos son válidos en el Plan General Contable; el coste medio ponderado es el más habitual en pymes porque es el que aplican casi todos los ERP. Lo que no puedes hacer es cambiar de método cada año para que el resultado salga mejor: se elige uno, se documenta y se mantiene.

¿Tengo que contabilizar el stock cada vez que vendo? No estás obligado. El inventario permanente contable existe, pero para la mayoría de pymes es mucho ruido para poco valor: con el módulo de inventario al día y una regularización mensual tienes la foto correcta sin complicarte la contabilidad diaria.

¿Y si mi gestoría lleva la contabilidad en su programa? Entonces la regularización la hará contra su balance y tú seguirás sin ver el margen real en Holded. Es el problema de fondo que contamos en gestoría que trabaje con Holded: con dos contabilidades, el inventario nunca cuadra con la que vale.

¿Esto aplica si vendo online? Aún más, porque las devoluciones mueven stock todo el rato y los costes de entrada vienen partidos entre factura del proveedor, transporte y aduana. En gestoría para ecommerce está el resto del circuito: pasarelas, liquidaciones y IVA.