Presupuesto anual de una empresa: cómo hacerlo con ejemplo y plantilla

Octubre y noviembre son los meses en los que una pyme debería estar haciendo el presupuesto del año que viene. Casi nadie lo hace, y quien lo hace suele coger las ventas de este año, sumarles un 10 % y repartirlas entre doce. Eso no es un presupuesto: es un deseo con fórmulas. Un presupuesto anual sirve para decidir antes de que pasen las cosas: si te puedes permitir esa contratación, cuántos clientes nuevos necesitas y qué pasa si no llegan. Aquí tienes cómo se hace, paso a paso, con el ejemplo completo de una agencia de 12 personas y una plantilla en Excel para hacer el tuyo.

🧾 Qué es un presupuesto anual (y qué no es)

El presupuesto anual es la cuenta de resultados que quieres tener el año que viene, mes a mes, con las hipótesis que hay detrás de cada número: cuánto vas a vender y a quién, cuánto te va a costar y qué decisiones lo cambian. Sale de tus datos reales, no de un porcentaje de crecimiento.

No es lo mismo que la previsión de tesorería. El presupuesto mira si el negocio gana dinero; la tesorería, si el dinero llega a tiempo. Se hacen juntos, porque un año con beneficio puede tener tres meses sin caja. La diferencia entre las dos cosas, con números, está en beneficio y flujo de caja.

Tampoco es un documento para guardar en un cajón. Su valor está en compararlo cada mes con lo que de verdad pasa. Si en marzo vas un 15 % por debajo en ventas, lo sabes en abril y no en diciembre.

🧱 Las partes de un presupuesto anual

Para una pyme de servicios o una tienda online, basta con seis bloques. Más detalle no lo hace más exacto; lo hace más difícil de mantener.

1. Ingresos. Separados por de dónde vienen: clientes que ya tienes, clientes nuevos y proyectos puntuales en una agencia; canales (web, marketplace, tienda física) en un ecommerce. Cada línea con su hipótesis: cuántos, a qué precio, desde qué mes.

2. Costes variables. Los que suben y bajan con las ventas: colaboradores externos en una agencia; coste del producto, envíos, comisiones de pasarela y publicidad en un ecommerce. Se presupuestan como porcentaje de lo que vendes, sacado de tu histórico.

3. Personal. La partida más grande en casi cualquier empresa de servicios. Persona a persona, con el coste para la empresa y no con el bruto: la cotización a la Seguridad Social a cargo de la empresa añade en torno a un 31-33 % sobre el salario. Las subidas, con el mes en que entran, y las contrataciones, con el mes en que empiezan. Lo contamos en cuánto cuesta de verdad un empleado.

4. Gastos generales. Alquiler, software, asesoría, seguros, suministros, formación. Suelen ser estables: el gasto de este año más las subidas que ya conoces.

5. Inversiones. Equipos, obras, una web nueva. No entran enteras en la cuenta de resultados (se amortizan en varios años), pero sí en la tesorería del mes en que se pagan.

6. Financiación e impuestos. Cuotas de préstamos, pagos a cuenta del Impuesto sobre Sociedades y el IVA de cada trimestre. Tampoco son gasto del mes, pero salen del banco con fecha fija, y son los que más sustos dan si no están en el calendario.

🪜 Cómo hacer el presupuesto anual, paso a paso

Paso 1. Cierra el año que acaba, aunque sea estimado. Con los meses reales hasta septiembre u octubre y una previsión honesta de los que faltan. Es tu punto de partida, y si la contabilidad no está al día, este paso es el que lo destapa.

Paso 2. Presupuesta los ingresos de abajo arriba. Cliente a cliente en una agencia (¿renueva?, ¿sube el fee?, ¿hay alguno en riesgo?), canal a canal en un ecommerce. Después, los clientes nuevos: cuántos, de qué tamaño y desde qué mes, con una cifra que puedas defender con tu histórico de ventas.

Paso 3. Aplica los costes variables en porcentaje. Si este año los colaboradores externos han sido el 15 % de lo facturado, usa el 15 %, salvo que haya un motivo para cambiarlo.

Paso 4. Personal persona a persona. Plantilla actual con su subida, contrataciones con su mes de entrada y su coste para la empresa, y bajas previstas.

Paso 5. Reparte por meses con la estacionalidad real. No dividas entre doce. Si agosto y diciembre son flojos en tu negocio, que lo sean también en el presupuesto, o en verano pensarás que vas mal cuando vas según lo previsto. Usa el peso de cada mes de los dos últimos años.

Paso 6. Pásalo a caja. Con los plazos de cobro de tus clientes, los pagos a proveedores, las nóminas, el IVA trimestral y los pagos a cuenta. Es lo que te dice si necesitas una póliza de crédito en marzo o si puedes adelantar una inversión. Cómo montarlo, en previsión de tesorería a 12 semanas.

📊 Ejemplo de presupuesto anual: una agencia de 12 personas

Una agencia de marketing de 12 personas (ejemplo inventado) cierra 2026 con 840.000 € facturados y un resultado de 114.000 €, el 13,6 % de lo que factura. Para 2027 se plantea tres cosas: mantener a sus clientes salvo uno que ya ha avisado de que se va, ganar 132.000 € de facturación con clientes nuevos y contratar a una persona más en abril, con un salario bruto de 36.000 € al año.

Las hipótesis, una por línea: clientes actuales, 696.000 € (ya sin el que se va); proyectos puntuales, 96.000 €, como la media de los dos últimos años; clientes nuevos, 132.000 €. Colaboradores externos, el 15 % de lo facturado, como en 2026. Personal, la plantilla actual con una subida del 3 % (15.120 €) más la contratación: 36.000 € de bruto por 1,32 de coste para la empresa son 47.520 € al año, y de abril a diciembre, 35.640 €. Gastos generales, un 4 % más que este año.

Facturar un 10 % más deja 16.800 € más de resultado, no 84.000 €: la mayor parte del crecimiento se la comen los colaboradores y, sobre todo, el personal. Es lo que el "este año más un 10 %" nunca enseña.

⚖️ Tres escenarios: lo que de verdad decide el presupuesto

La línea más incierta del ejemplo son los 132.000 € de clientes nuevos. Todo lo demás (clientes actuales, plantilla, alquiler) se conoce bastante bien. Así que el presupuesto se hace en escenarios, cambiando solo esa línea:

La lectura es clara: la contratación se aguanta en el escenario base y en el prudente, pero si no entra ningún cliente nuevo deja a la agencia casi en cero. La decisión sensata no es "contratar sí o no", sino contratar con condición: si a final de marzo ya hay clientes nuevos firmados que sumen al menos 66.000 € de facturación en el año (el escenario prudente), se contrata en abril; si no, se espera. Eso es para lo que sirve un presupuesto.

📅 Durante el año: el presupuesto se mira cada mes

Un presupuesto que no se compara con la realidad no sirve. Cada mes, con el cierre contable hecho, se ponen en una tabla tres columnas por partida: presupuesto del mes, real del mes y diferencia, también en acumulado. Solo se explican las diferencias grandes, por ejemplo las de más del 10 %: ¿es un retraso (el cliente firma en mayo en vez de en abril) o un cambio de tendencia (no va a firmar)?

A mitad de año, con seis meses reales, se rehace la previsión del segundo semestre. No se cambia el presupuesto original, que es la referencia, sino que se añade una columna de previsión actualizada. Si quieres ver qué indicadores poner al lado, los tienes en el cuadro de mando financiero para pymes.

Y una condición previa que se olvida: para comparar cada mes hace falta que la contabilidad esté cerrada cada mes, con los gastos en su mes y la conciliación bancaria hecha. Si tus números llegan con dos trimestres de retraso, el presupuesto llega tarde a todo.

❓ Preguntas rápidas

¿Qué es el presupuesto anual de una empresa? Es la cuenta de resultados prevista para el año siguiente, mes a mes: ingresos, costes variables, personal y gastos generales, con las hipótesis que hay detrás de cada cifra. Se completa con la previsión de tesorería, que dice cuándo entra y sale el dinero.

¿Cuándo se hace el presupuesto anual? Entre octubre y diciembre del año anterior, cuando ya hay nueve o diez meses reales para estimar el cierre. A mitad de año se revisa con una previsión actualizada del segundo semestre, sin tocar el presupuesto original.

¿Cómo se presupuestan las ventas? De abajo arriba: cliente a cliente o canal a canal, separando lo que ya tienes de lo nuevo. Cada línea con su hipótesis de cantidad, precio y mes de inicio. Aplicar un porcentaje de crecimiento a las ventas de este año esconde de dónde tiene que salir ese crecimiento.

¿Hay una plantilla de presupuesto anual en Excel? Sí: puedes descargar la plantilla de presupuesto anual de Mouni, con las partidas de este artículo, el reparto por meses y el cálculo del resultado y el margen ya formulados. Rellena las celdas de hipótesis con tus datos.

Pablo Gil Diéguez

Founder de Mouni y CFO externo de marcas de ecommerce, agencias y SaaS en España. Cada semana publicamos una guía sin humo sobre finanzas y fiscalidad de negocios digitales.