Modelo 369: qué es, quién lo presenta y cómo se rellena

Vendes a Francia, Italia y Alemania desde tu tienda online, alguien te dijo que te dieras de alta en la ventanilla única, lo hiciste, y ahora te toca presentar un modelo que no se parece en nada al 303: sin IVA soportado, con un tipo distinto por cada país y con las correcciones metidas en la declaración siguiente. Esta es la guía práctica del 369 — qué declara, quién lo presenta, los plazos reales y los cinco fallos que más vemos.

🧭 Qué es el 369 en una frase

El modelo 369 es la autoliquidación de los regímenes especiales de ventanilla única. Sirve para declarar y pagar desde España el IVA que corresponde a otros Estados miembros por tus ventas a consumidores finales de la UE, sin tener que registrarte como sujeto pasivo en cada país. Tú presentas un único modelo en la AEAT, pagas un importe global, y Hacienda reparte lo que toca a cada Estado de consumo.

Lo que no es: no sustituye al 303. Tus ventas nacionales, tus compras y tu IVA soportado siguen su vida normal en el modelo de siempre. El 369 es una pieza que se suma, no una que reemplaza.

🗂️ Los tres regímenes (y cuál te toca)

El mismo modelo cubre tres regímenes distintos, y conviene saber en cuál estás porque cambian la periodicidad y lo que se declara.

Régimen de la Unión. El habitual para una empresa española. Cubre las ventas a distancia intracomunitarias de bienes a consumidores de otros Estados miembros y los servicios prestados a consumidores de la UE, incluidos los digitales. Es trimestral.

Régimen exterior de la Unión. Para empresarios no establecidos en la UE que prestan servicios a consumidores comunitarios. Si tu sociedad es española, este no es el tuyo. También trimestral.

Régimen de importación (IOSS). Para ventas a distancia de bienes importados de fuera de la UE en envíos de valor intrínseco no superior a 150 €. Aquí la declaración es mensual, no trimestral: es el error de calendario más repetido entre quienes hacen dropshipping.

👤 Antes del 369 está el 035

No se presenta el 369 porque sí: primero hay que estar registrado en el régimen correspondiente, y ese registro se hace con el modelo 035 (alta, modificación de datos y baja). Es un trámite censal, no una declaración de importes, y es el que fija desde qué periodo estás dentro: por regla general, el alta surte efecto el primer día del trimestre siguiente, salvo que ya hayas empezado a vender, en cuyo caso cuenta desde la primera venta si presentas el 035 antes del día 10 del mes siguiente. Esa ventana es la tabla de salvación de quien descubre el problema tarde.

¿Y quién debería estarlo? La frontera es el umbral de 10.000 € anuales, que se calcula sumando tus ventas a distancia intracomunitarias de bienes y tus servicios prestados por vía electrónica a consumidores de otros Estados miembros. Por debajo de esa cifra —que se calcula sin IVA y siempre que tampoco la superaras el año anterior— puedes seguir repercutiendo IVA español y declararlo en tu 303. Si el año pasado pasaste de 10.000 €, este año ya no tienes umbral: aplicas el IVA de destino desde el primer pedido de enero. Y si envías desde un almacén de otro Estado miembro, tampoco hay umbral que valga. Por encima, el IVA es el del país del cliente, y ahí la ventanilla única deja de ser una opción cómoda para ser la alternativa sensata a registrarte en cada Estado. También puedes acogerte voluntariamente aunque no llegues al umbral. El detalle de cuándo se cruza esa línea y qué pasa con el stock en el extranjero lo desarrollamos en IVA en ventas a la UE desde tu tienda online.

🗓️ Plazos y la declaración sin actividad

El régimen de la Unión y el exterior de la Unión se presentan durante el mes natural siguiente al final de cada trimestre: el primer trimestre en abril, el segundo en julio, el tercero en octubre y el cuarto en enero. El régimen de importación se presenta cada mes, durante el mes siguiente al que se declara.

Dos detalles que cuestan dinero. El primero: mientras estés dado de alta, hay que presentar aunque no hayas vendido nada; existe la casilla de declaración sin actividad y no presentarla es un incumplimiento formal, no un "ya lo veremos". El segundo: el 369 no vence el día 20 como el 303, sino el último día del mes. Presentarlo el mismo día que el 303 no es ningún problema; apurar hasta el final sí, porque la guía de la Comisión Europea sobre la ventanilla única advierte de que el plazo del OSS no se traslada al siguiente día hábil cuando el último día cae en sábado, domingo o festivo — al contrario de lo que pasa con los modelos de siempre.

🧮 Cómo se rellena sin liarse

La lógica es simple una vez la ves: se declara por Estado de consumo y por tipo impositivo. Para cada país al que has vendido, la base imponible de tus operaciones y el IVA de ese país —con su tipo general y sus tipos reducidos si aplican—, sumando al final un total a ingresar. No hay casilla de IVA soportado y el total a ingresar nunca sale negativo. Lo que sí puede salir negativo es el saldo de un país concreto, por una corrección a tu favor, y ese saldo no se descuenta de lo que debes a los demás: te lo devuelve ese Estado directamente, a su ritmo y en la cuenta bancaria que indicaste en el modelo 035.

Todo se expresa en euros. Si has facturado en otra divisa —coronas suecas, zlotys, coronas checas—, la conversión se hace al tipo de cambio publicado por el Banco Central Europeo del último día del periodo de declaración, o el siguiente día en que se publique. No vale el tipo que te haya aplicado la pasarela de pago en cada cobro, y ahí se generan diferencias que luego hay que explicar.

De dónde salen los números: de tu plataforma de venta, no de tu extracto bancario. Shopify, Amazon o Stripe informan de la venta con el país del cliente y el tipo aplicado; lo que llega al banco es una liquidación neta con comisiones descontadas. Si intentas construir el 369 desde lo que entró en la cuenta, no cuadrará nunca — es exactamente el problema que contamos en cómo contabilizar los cobros de Shopify Payments.

🔁 Los errores se corrigen en la declaración siguiente

Esta es la diferencia práctica más importante frente al 303 y la que más sorprende. Si te equivocaste en un trimestre ya presentado, no presentas una complementaria de aquel periodo: incluyes la corrección en una declaración posterior, identificando el periodo y el Estado de consumo afectados, y la diferencia se suma o se resta al saldo de ese Estado en la declaración nueva. El plazo para hacerlo es de tres años desde el fin del plazo de presentación de la declaración que quieres corregir.

Y sobre el pago: si no ingresas en plazo, el Estado de identificación —España, en tu caso— te manda un recordatorio, pero a partir de ahí la reclamación pasa al Estado de consumo, y acabas tratando directamente con la administración tributaria del país al que le debes el IVA. Es un lío que se evita simplemente no apurando el calendario.

💸 El IVA soportado no se deduce aquí

Si has pagado IVA en otro Estado miembro —la entrada a una feria en Italia, un hotel en París, combustible o un coche de alquiler en Alemania—, ese IVA no se resta en el 369. Si no estás registrado en ese país, se recupera por el procedimiento de devolución a no establecidos: con el modelo 360 si estás establecido en España, que se presenta ante la AEAT y esta lo canaliza al país correspondiente. El IVA soportado en España, en cambio, sigue deduciéndose donde siempre, en tu 303.

Y un aviso que ahorra disgustos: si un proveedor de otro país de la UE te cobra su IVA por un servicio entre empresas (publicidad, software, transporte), lo normal es que esté mal repercutido, porque esos servicios se localizan en España y van con inversión del sujeto pasivo. Ese IVA no lo vas a recuperar con el 360: hay que pedirle al proveedor que rectifique la factura.

🚩 Los cinco fallos que más vemos

Uno: presentar el IOSS como si fuera trimestral. Es mensual. Quien viene del régimen de la Unión arrastra el calendario equivocado.

Dos: olvidar la declaración sin actividad en un trimestre flojo, creyendo que si no hay ventas no hay nada que presentar. Si se repite, pueden excluirte de la ventanilla única durante dos años — y entonces toca registrarse país por país.

Tres: meter en el 369 ventas que no van ahí. Las ventas B2B a empresas de otros Estados miembros no son operaciones de ventanilla única: si son bienes, son entregas intracomunitarias exentas; si son servicios, van con inversión del sujeto pasivo. En los dos casos se informan en el modelo 349. Mezclarlas infla el 369 y descuadra el 349.

Cuatro: usar el tipo de cambio del cobro en vez del tipo del Banco Central Europeo del último día del periodo.

Cinco: aplicar el tipo general de cada país a ciegas. Hay productos con tipos reducidos que varían entre Estados —libros, alimentación, productos de higiene femenina—, y el que repercutió de menos acaba pagándolo de su bolsillo.

❓ Preguntas rápidas

¿Y si no llego a los 10.000 €? Puedes seguir con IVA español en tu 303 y olvidarte del 369, o acogerte voluntariamente a la ventanilla única si te conviene. Eso sí: si optas por tributar en el país del cliente, la opción te vincula como mínimo dos años naturales, aunque tus ventas vuelvan a bajar.

¿El 369 sustituye al 303? No. Conviven. Las operaciones declaradas en el 369 no llevan IVA español, pero sí aparecen en tu 303 a título informativo, en la casilla 123. Si esa casilla y la base total de tu 369 no coinciden trimestre a trimestre, algo está mal: es el cuadre que más tiempo nos lleva cuando heredamos una contabilidad de ecommerce.

¿Quién puede presentarlo? Se presenta electrónicamente en la sede de la AEAT, por la empresa o por su asesor con la representación correspondiente. En la práctica lo lleva quien te lleve la fiscalidad; si vendes por varios canales, asegúrate de que tiene acceso a los informes de ventas por país de cada plataforma.

¿Esto cambia con la reforma europea del IVA? El paquete "IVA en la era digital" amplía con el tiempo el alcance de la ventanilla única: la ampliación del registro único, que incluirá los traslados de tu propio stock entre países —justo el problema del Amazon paneuropeo—, está prevista para el 1 de julio de 2028. Para el ejercicio en curso, la mecánica es la que describe este artículo.